Prekybos ir logistikos versle sandėlis seniai nėra tik patalpa, kurioje prekės laukia, kol kas nors jas pasiims. Šiuolaikinės sandėliavimo paslaugos gali apimti prekių priėmimą, apskaitą, rūšiavimą, komplektavimą, pakavimą, paruošimą transportavimui ir nemažą dalį kitų kasdienių logistikos procesų. Dėl to išorinį sandėlį renkasi ne tik įmonės, neturinčios savo patalpų. Toks modelis aktualus ir verslams, kurie nori augti neprisirišdami prie didelių investicijų į nuosavą sandėlį, darbuotojus bei techniką. Arijus.lt
Sandėliavimo paslaugos ypač praktiškos tada, kai prekių kiekis nėra stabilus. Vieną mėnesį įmonei gali reikėti kelių dešimčių palečių vietos, prieš Kalėdas – kelis kartus daugiau, o po intensyvaus prekybos sezono poreikis vėl sumažėja. Turint nuosavas patalpas už visą jų plotą dažniausiai tenka mokėti nepriklausomai nuo to, ar jis tuo metu naudojamas. Išorinis sandėliavimas leidžia dalį šių fiksuotų kaštų paversti išlaidomis, labiau priklausančiomis nuo realios veiklos apimties.
Sandėlis šiandien atlieka gerokai daugiau funkcijų
Įprastas sandėliavimo procesas prasideda nuo prekių priėmimo. Atvykęs krovinys iškraunamas, tikrinamas, registruojamas sistemoje ir padedamas į jam skirtą vietą. Kai gaunamas užsakymas, prekės surenkamos, o priklausomai nuo susitarimo su klientu gali būti papildomai pakuojamos, ženklinamos ir ruošiamos išsiųsti. Jei paslaugų teikėjas kartu organizuoja transportavimą, iš sandėlio prekės gali keliauti tiesiai galutiniam gavėjui.
Būtent ši papildoma veikla daugeliui įmonių yra ne mažiau svarbi nei pats prekių laikymas. Verslui nereikia atskirai ieškoti žmonių iškrovimui, pirkti sandėlio technikos ar spręsti, ką daryti, kai per akciją užsakymų skaičius staiga išauga. Gerai organizuotame sandėlyje tokie svyravimai yra kasdienės veiklos dalis.
Aišku, galimybės skiriasi. Vieni sandėliai orientuoti į paletinius krovinius ir didmeninę prekybą, kiti gali komplektuoti pavienius elektroninės prekybos užsakymus. Dar kiti dirba su specifinėmis prekėmis, kurioms reikalingos tam tikros laikymo sąlygos. Todėl vien užrašo „sandėliavimo paslaugos“ paslaugų teikėjo svetainėje nepakanka – prieš pasirenkant reikia išsiaiškinti, kas konkrečiai įeina į pasiūlymą.
Kada verta rinktis išorinį sandėliavimą?
Vienas dažniausių scenarijų – auganti prekybos įmonė. Pradžioje kelias prekių dėžes galima laikyti nedidelėse patalpose, tačiau augant pardavimams situacija greitai keičiasi. Atsiranda paletės, didesnės tiekėjų siuntos, prekių likučiai, grąžinimai ir nuolatinis poreikis kažkur paruošti užsakymus. Tada sandėliavimas iš šalutinio klausimo tampa atskiru verslo procesu.
Nuomotis savo sandėlį tokiame etape nebūtinai yra geriausias sprendimas. Reikia ne tik patalpų, bet ir lentynų, technikos, sandėlio valdymo procesų bei darbuotojų. Be to, pasirinkus per mažą objektą po metų gali tekti vėl kraustytis, o išsinuomojus gerokai didesnį plotą dalis jo kurį laiką stovės tuščia.
Išorinės paslaugos suteikia daugiau lankstumo, nors jos nėra automatiškai pigesnės kiekvienoje situacijoje. Jeigu įmonė nuolat naudoja didelį sandėlio plotą ir turi stabilų prekių srautą, verta skaičiuoti ir nuosavo logistikos modelio sąnaudas. Sprendimą paprastai lemia ne vien kvadratinio metro kaina.
Elektroninė prekyba pakeitė sandėliavimo poreikius
E. prekyboje sandėlio darbas gerai matomas per išpardavimus. Socialiniuose tinkluose išpopuliarėjęs produktas ar sėkminga reklamos kampanija per vieną vakarą gali sugeneruoti tiek užsakymų, kiek įprastai gaunama per kelias dienas. Pirkėjui tai tėra keli paspaudimai telefone, tačiau kitoje ekrano pusėje kiekvieną užsakymą reikia fiziškai surinkti, supakuoti ir perduoti pristatymui.
Čia atsiranda vadinamasis užsakymų vykdymas, dažnai vadinamas anglišku terminu „fulfillment“. Pardavėjas perduoda prekių atsargas logistikos partneriui, o šis pagal gaunamus užsakymus pasirūpina jų surinkimu ir paruošimu išsiųsti. Įmonei nebereikia savo biure tarp stalų krauti dėžių ar prieš šventes skubiai ieškoti papildomų darbuotojų pakavimui.
Tačiau elektroninei prekybai svarbus ne tik greitis. Klaidingai įdėtas dydis, spalva ar prekės modelis reiškia nepatenkintą klientą, grąžinimą ir papildomą logistiką. Dėl to renkantis sandėliavimo partnerį verta domėtis ne vien kainomis, bet ir užsakymų komplektavimo bei likučių apskaitos procesais.
Prekių likučių kontrolė gali būti svarbesnė už sandėlio dydį
Verslui svarbu žinoti ne tik tai, kad jo prekės fiziškai yra sandėlyje, bet ir kiek jų realiai galima parduoti. Jei apskaitoje rodoma 30 vienetų, o lentynoje likę 27, problema gali persikelti tiesiai į elektroninę parduotuvę. Klientas nusiperka prekę, kurios faktiškai nebėra, ir tuomet prasideda užsakymo atšaukimas, pinigų grąžinimas bei aiškinimasis.
Todėl šiuolaikiniame sandėlyje nemažai darbo atlieka informacinės sistemos. Registruojamas prekių judėjimas, jų priėmimas ir išdavimas, stebimi likučiai. Priklausomai nuo naudojamų sprendimų, sandėlio sistema gali būti integruojama ir su kitomis verslo naudojamomis sistemomis.
Tai ypač aktualu prekiaujant keliais kanalais vienu metu. Ta pati prekė gali būti parduodama fizinėje parduotuvėje, nuosavoje e. parduotuvėje ir prekyvietėje. Kuo daugiau kanalų, tuo mažiau vietos lieka rankiniams „Excel“ failams, kuriuos keli žmonės atnaujina skirtingu metu.
Kiek kainuoja sandėliavimo paslaugos?
Kainodara priklauso nuo pasirinkto paslaugų teikėjo ir operacijų pobūdžio. Mokestis gali būti skaičiuojamas už naudojamą paletės vietą, plotą, kubatūrą, prekių vienetus ar kitą sutartą matą. Prie laikymo kainos gali prisidėti prekių priėmimas, iškrovimas, užsakymų surinkimas, pakavimas, ženklinimas ir kiti darbai.
Dėl to lyginti vien tik sandėliavimo kainą už paletę ne visada prasminga. Vienas pasiūlymas iš pradžių gali atrodyti pigesnis, tačiau turėti daugiau papildomai apmokestinamų operacijų. Kitas gali kainuoti šiek tiek daugiau už laikymą, bet būti patogesnis dėl transportavimo, užsakymų komplektavimo ar IT integracijų.
Prieš pasirašant sutartį naudinga modeliuoti realų mėnesį: kiek palečių atvažiuoja, kiek laiko jos vidutiniškai laikomos, kiek užsakymų iškeliauja ir kiek prekių pozicijų paprastai būna viename užsakyme. Toks skaičiavimas suteikia daug realesnį vaizdą nei vienas kainoraščio skaičius.
Ne visoms prekėms tinka vienodos laikymo sąlygos
Buitinei technikai, drabužiams, maisto produktams ar jautriai pramoninei įrangai keliami skirtingi reikalavimai. Vienoms prekėms pakanka sauso ir tvarkingo sandėlio, kitoms gali būti aktuali kontroliuojama temperatūra, drėgmė, specifinis ženklinimas ar papildomos saugumo priemonės.
Svarbus ir prekių judėjimo principas. Kai kurioms produktų kategorijoms aktualu užtikrinti, kad pirmiausia būtų išduodamos anksčiau gautos atsargos, ypač kai prekės turi galiojimo terminus. Kitais atvejais didesnę reikšmę turi partijų ar serijos numerių atsekamumas.
Jeigu prekės nestandartinės, apie tai verta kalbėti dar prieš prašant galutinio komercinio pasiūlymo. Dideli gabaritai, neįprastas svoris ar specialios laikymo sąlygos gali turėti įtakos tiek kainai, tiek apskritai galimybei priimti krovinį.
Sandėlio vieta turi įtakos visai logistikos grandinei
Pigiausias sandėlis nebūtinai reiškia pigiausią logistiką. Jei prekės nuolat atvyksta per konkretų uostą ar terminalą, o vėliau išvežiojamos po Lietuvą ir kitas Baltijos šalis, sandėlio geografinė vieta gali pastebimai keisti transportavimo kaštus. Kiekvienas papildomas reisas turi savo kainą.
Dėl tos pačios priežasties logistikos centrų vieta dažnai pasirenkama atsižvelgiant į pagrindinius transporto koridorius, magistrales, uostus ir didžiausias vartojimo rinkas. Įmonei verta vertinti visą maršrutą: iš kur atkeliauja prekė, kiek laiko ji bus laikoma ir kur dažniausiai išvyksta.
Kartais racionaliau už patį sandėliavimą mokėti kiek daugiau, bet sutaupyti transporto grandinėje. Tai ypač pastebima tada, kai prekių srautai dideli ir kroviniai juda nuolat.
Ką patikrinti prieš pasirenkant sandėliavimo partnerį?
Pokalbis su potencialiu paslaugų teikėju neturėtų apsiriboti klausimu „kiek kainuoja paletė per mėnesį?“. Reikėtų išsiaiškinti, kaip vyksta prekių priėmimas ir išdavimas, kokie yra užsakymų pateikimo terminai, kaip apskaitomi likučiai, kokios papildomos operacijos atliekamos ir kaip sprendžiamos nestandartinės situacijos.
Ne mažiau svarbu suprasti atsakomybės ribas. Prekės gali būti didelės vertės, todėl aktualūs saugumo, draudimo ir žalos administravimo klausimai. Jei sandėlyje bus vykdomas ne tik laikymas, bet ir intensyvus užsakymų komplektavimas, verta aptarti klaidų, grąžinimų ir inventorizacijos tvarką.
Ilgainiui geras sandėlis tampa gana nematoma verslo dalimi – ir tai iš esmės yra geras ženklas. Prekės priimamos, likučiai sutampa, užsakymai išvažiuoja laiku, o įmonės darbuotojams nereikia kasdien skambinti ir aiškintis, kur dingo viena ar kita dėžė. Augančiam verslui gerai parinktos sandėliavimo paslaugos leidži
