Krovinių gabenimas yra labai atsakingas ir gana sudėtingas procesas. Tam, kad įmonė galėtų gabenti krovinius, privalo pasirūpinti ne vienu dokumentu, leidžiančiu verstis šia veikla.
Visų pirma, reikalinga transporto licencija, kuri leidžia įmonei vykdyti atitinkamų krovinių ar keleivių gabenimą. Šios licencijos negali gauti asmuo, besiverčiantis individualia veikla, tik įmonė. Licencija išduodama Valstybinės kelių transporto inspekcijos prie Susisiekimo ministerijos. Jeigu krovinių gabenimas vykdomas į užsienį, kurią ir vykdo ingstad.lt, reikalinga Europos Bendrijos licencija krovinių gabenimui tarptautiniais maršrutais ir Lietuvos Respublikoje, jei krovinio masė viršija 3,5 t. Ši licencija leidžia veiklą vykdyti dešimt metų, su papildoma licencijos kopija transporto priemonei.
Tačiau, pasak pervežimų bendrovės ingstad.lt atstovų, krovinio gabenimas į užsienį vien galiojančia Europos Bendrijos licencija neapsiriboja. Tam, kad krovinį būtų galima vežti, reikalingi ir kiti svarbūs dokumentai. Tai visų pirma, turi būti sudaryta krovinio gabenimo sutartis, kurioje būtų numatytos visos sąlygos, įsipareigojimai, atsakomybės ir kitos detalės. Nuo tada atsiranda prievolė vežėjui priimti užsakymą (krovinį) iš taško A ir saugiai nugabenti į tašką B.
Kitas labai svarbus ir neišvengiamai privalomas dokumentas – tai krovinio gabenimo važtaraštis, patvirtinantis krovinio vežimo faktą. Važtaraštyje nurodoma visa su kroviniu susijusi informacija, techninės detalės, paėmimo bei pristatymo vieta, kaina ir kt. Gabenant krovinį į užsienio šalį, reikalinga pildyti tarptautinį važtaraštį, atitinkantį CMR konvenciją. Taip pat reikalingi papildomi krovinio įsigijimo dokumentai, deklaracijos, sertifikatai, jeigu reikalinga – spec. leidimai.
Pasak ingstad.lt, gabenant pavojingus krovinius sausumo keliais, privaloma laikytis ADR reglamento. Be to, transporto įmonė privalo pasirūpinti vežėjui privalomais dokumentais: TIR knygele, leidimais, susijusiais tiek su tranzitiniais keliais, tiek su gabenamu kroviniu. Taip pat svarbu pasirūpinti krovinio draudimu, nes nuo krovinio pakrovimo už jį atsakingas tampa vežėjas.